Kalurahan Caturharjo

Latarbelakang :

Dalam menjalankan roda pemerintahan kalurahan tidak akan pernah lepas dari surat menyurat masuk atau keluar. Beberapa permasalahan yang terjadi ketika Pengelolaan surat menyurat masih manual :

1. Yang diberikan disposisi kemungkinan salah jadwal acara/ lupa jadwal / terlambat mengirim balasan surat
2. Jika ingin mencari surat masuk tertentu perlu membuka arsip dan ada kemungkinan berkas hilang atau rusak
3. Permasalahan lainnya

Cara kerja "Agenda Surat Masuk Keluar Digital"

A. Berbasis web sehingga mudah digunakan

B. Dilengkapi pengingat jadwal acara yang berwarna, telah diurutkan sesuai tanggal acara, dilengkapi fitur foto surat, kode surat otomatis, update otomatis

C. Penginput menggunakan aplikasi ODK COLLECT, FORM dibuat dengan odk build, User lainnya bisa cek melalui link google spreadshet, dengan basis google drive akun kalurahan sehingga aman kerahasiaan datanya.

Cara menggunakan

1. User menginput form data, memfoto surat menggunakan aplikasi odk collect, setelah selesai disubmit otomatis akan terupload ke server. Foto surat akan terhapus otomatis begitu form terupload sehingga tidak membuat memory hp penginput menjadi penuh
2. Form yang telah diinput akab terupload ke server gdrive ditampilkan melalui google spreadshet, dan data akan terolah secara otomatis yaitu diurutkan tanggal acara dan diberi warna pengingat sebagai berikut:

A. Merah huruf tercoret berarti agenda sudah lewat

B. Biru berarti agenda yang akan datang

C. Kuning berarti agenda acara hari ini

D. Hijau berarti surat tersebut hanya berisi permberitahuan atau bukan undangan acara

3. Pengguna lain tinggal mengecek agenda persuratan via link yang sudah diberikan, dan dapat mengetahui agenda acara mana yang diadakan hari ini , yang sudah lewat atau yang akan datang dengan mudah